Bab 5 DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

NAMA  : LIAN ISMAYA

NPM      : 24210012

KELAS  : 1EB20

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

§  Apakah yang dimaksud dengan organisasi

Dalam berbagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olahraga dan organisasi sosial, kelompok keagamaan (pengajian, misalnya) dan aktivitas-aktivitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi. Bahkan kelompok-kelompok binatang, seperti lebah, semut, rayap, dan beruk juga mempunyai organisasi.

Banyak keberhasilanperusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan menagrah pada tujuan, dan (3) struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

§  Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat di lakukan.

Struktur formal ini dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan; dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan. Organisasi formal menawarkan bidang-buidang tetap (relatif) yang masing-masing orang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Pada saat yang sama, tentunya, pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang itu menjadi bagian dari tugas yang lebih besar yang harus diselesaikan secara keseluruhan oleh perusahaan. Organisasi formal merupakn bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal :

1.      wewenang

2.      tanggung jawab

3.      pertanggungjawaban

4.      delegasi

5.      koordinasi

§  Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya.

§  Sentralisasi VS desentralisasi

Organisasi yang disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah :

1.      bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan

2.      cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan

3.      memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Sedangkan keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :

1.      jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak

2.      organisasi yang disentarlisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada manajer muda dalam pengambilan keputusan

Organisasi yang didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. 

STRUKTUR ORGANISASI DAN

PENYUSUNANNYA

§  Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi yaitu :

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiatan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

Wewenang dan Tanggung jawab

Manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannnya.

            Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :

1.      Jenis pekerjaan

2.      Pelatihan karyawan

3.      Kemampuan manajer

4.      Efektivitas komunikasi

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang tidak perlu

            Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi di banding peningkatan pekerjaan? Menurut Parkinson penyebabnya terletak pada :

1.      Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan

2.      Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan. Pencegahan atau minimisasi terjadinya Hukum Parkinson memerlukan usaha manajemen puncak untuk tetap waspada dan memberikan perkiraan-perkiraan yang jujur menyangkut kebutuhan akan setiap posisi baru yang diajukan.

§  Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Sebenarnya bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam tetapi pada pokoknya ada empat yaitu :

1.      Organisasi Garis

a.      Kebaikan Organisasi Garis :

Ø  Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

Ø  Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

Ø  Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

Ø  Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b.      Keburukan Organisasi Garis :

Ø  Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan

Ø  Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien

2.      Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

a.      Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

Ø  Pimpinan lebih leluasa dalam memberiakn saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya

Ø  Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan.

Ø  Staf dapat mendidik para petugas.

Ø  Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b.      Keburukan Organisasi Garis dan Staf

Ø  Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

Ø  Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepad staf daripada atasannya.

Ø  Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

§  Organisasi Fungsional

            Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau Ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

a.      Kebaikan Organisasi Fungsional

·         Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

·         Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b.      Keburukan Organisasi Fungsional

·         Membingungkan para pekerj karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

·         Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

·         Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

·         Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

§  Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1)      Suasananya santai dan bersifat informal.

2)      Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3)      Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4)      Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

5)      Keputusan diambil secara konsensus.

6)      Masing-masing anggota bebas mengemukkan pendapat.

7)      Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

a.      Kebaikan Komite

v  Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.

v  Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

v  Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

v  Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b.      Keburukan Komite

v  Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaanya.

v  Keharusan untuk berkompromi

v  Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

v  Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

§  Organisasi Matrik

Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisai garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat di definisikan sebagai struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

§  Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Menurut Abraham H. Maslow, kebuthan-kebutuhan yang belum terpenuhi  dapat memotivasi perilaku manusia sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

1)      Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2)      Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

Ide Maslow itu tidak menjelaskan semua motivasi manusia pada pekerjaan. Sumbangannya terletak pada konsep hierarki yang dikemukakan. Ia merupakan orang pertama yang menyarankan bahwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.

§  Kepemimpinan

Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah di lakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.